Mobile application for transport costs managing on missions for Člověk v tísni, o.p.s.

Simple mobile application use for the company's logistic worldwide processes management with an online view for every ongoing and implementing trip.

Customer profile

Implementation 2019

Dlouhá léta jsme neměli efektivní nástroj na analýzu využívání vozového parku a souvisejících nákladů. Dříve jsme si mohli vybrat mezi hrubou automatickou analýzou výdajů z účetnictví, nebo detailnější manuální, vykoupenou hodinami a dny strávenými nad popsanými archy - s nejistým výsledkem. Dnes se můžeme z libovolného koutu světa podívat na detailní využití osobní i nákladní dopravy v zemích, kde pracujeme. Vidíme statistiky jednotlivých vozů i řidičů, množství ujetých kilometrů, spotřebu paliva i množství dalších indikátorů. Řidiči i manažeři logistiky jsou nadšení z jednotného, přehledného a moderního systému a my se konečně můžeme zaměřit na řešení jiných problémů, než luštění nečitelného rukopisu z papírové knihy jízd.

David Mastný

Logistik centrálního logistického oddělení ČvT v Praze

Initial situation and project goals

Člověk v tísni, o.p.s. na organizovaných misích využívá na celém světě pro přepravu lidí a materiálů několik druhů dopravních prostředků. Nad všemi druhy náklady hlídala, monitorovala a vyhodnocovala převáženě podle tištěných Excel tabulek. Ty procházely písemným schválením a poté se opět analyzovaly v Excelu. Zpoždění hodnocení a jeho administrativní náročnost nevyhovovaly potřebám auditu ani řízení.

Hlavním cílem projektu bylo získání KPI pro flotilu vozidel na jednotlivých misích, vyhodnocování a následné zajištění dopravy v rámci logistického centra v Praze. Z hlediska controllingu a archivace bylo cílem zajistit okamžitou dostupnost všech podkladů a jejich správnost pro vyhodnocení a řízení. Jedním ze sekundárních cílů byl také záměr technologického pokroku a vize překlopení co největšího množství potřebné administrativy z papírové formy do elektronické.

Benefits

  • Využití moderní mobilní aplikace pro řízení firemních logistických procesů po celém světě.
  • Okamžitý online náhled na všechny probíhající i realizované cesty na všech misích.
  • Audit může probíhat okamžitě nad reálnými daty na jednom místě.
  • Logistika hlídá četnost oprav a může tak předcházet vznikání vícenákladů a podvodů při servisu na celém světě, kde jsou cesty uskutečňovány.
  • K dispozici je podrobný náhled nákladů na zajištění cest - dopravní prostředky, lidé, PHM, nutný servis, včetně detailní analýzy za konkrétní cesty.
  • Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací.

Description of the solution

Vytvořená aplikace „LOGBOOK“ je určena pro všechna mobilní zařízení s operačním softwarem Android (verze 5 a vyšší) a slouží jako vstupní a sběrné zařízení v osobní a materiálové přepravě. Aplikace slouží ke stejnému účelu jako papírový deník jízd, ale systematicky shromažďuje data v elektronické podobě, aby umožnila podrobnou analýzu využití vozového parku.

Aplikace nabízí dvě základní funkce. Pomocí první z nich uživatelé zadávají podrobnosti o samotné jízdě. Aplikace pomáhá rychle vložit datum a čas ve sjednoceném formátu, počítá celkový počet najetých kilometrů ze zadaných hodnot, nabízí záznam nehod a soukromých jízd. Záznam je také vždy spojen s určitým projektem a elektronicky podepsán, aby byla zajištěna úplná transparentnost využívání finančních prostředků. Druhá funkce zajišťuje evidenci všech plateb souvisejících s provozem vozidel (nájemné, poplatky, opravy, palivo, čištění). Uživatel má tedy ucelený a spolehlivý přehled o jednotlivých výdajích za vozidla včetně možnosti monitoringu údržby.

LOGBOOK pracuje off-line a v zařízení nepotřebuje ani SIM kartu. Jednou za určité období je potřeba udělat synchronizaci aplikace s kancelářskou (nebo jinou) Wi-Fi, aby se odeslaly aktuální záznamy do databáze. Aplikace podporuje více než 15 jazykových mutací, a proto s ní na misích je schopen pracovat každý řidič!

Správa jízd a řízení nákladů jsou zajištěny v osvědčeném softwaru Microsoft Dynamics NAV (Navision), který umožňuje správci vozového parku zadávat číselníky, kontrolovat, opravovat a schvalovat každý jednotlivý záznam a spravovat tak údaje o vozovém parku a jízdách. Veškerá data o jízdách jsou opět přenášena do NAV, kde následně procházejí procesem třídění, schvalování, účtování a archivace. Ostatní uživatelé NAV mají také přístup k deníkům jízd pro každé vozidlo flotily, což zvyšuje rychlost toku informací a snižuje administrativu a množství tištěných papírů.

Všechna data se shromažďují do jedné databáze. Díky tomu jsou klíčové ukazatele výkonnosti vozového parku automaticky počítány a prezentovány v jediném souboru s uživatelsky přívětivou formou bez jakékoli další práce.

Used technologies

  • Microsoft Dynamics NAV
  • BI Microsoft SQL
  • Zabezpečení pomocí certifikátů
Interest ?