Microsoft Office 365 brings great benefits for Brno

Thanks to the solution, user approaches were unified across the individual city districts. It has brought several benefits, such as reducing administrative burden or monitoring the number and structure of granted licenses.

Customer profile

Implementation 2017

Řešení společnosti AutoCont přineslo sjednocení uživatelských přístupů napříč jednotlivými městskými částmi, což nám přineslo řadu výhod, mezi jinými např. snížení administrativní náročnosti nebo možnost sledování počtu a struktury přidělených licencí.

Ing. Jaromír Emmer

Vedoucí odboru informatiky

Initial situation and project goals

Cílem bylo sjednocení využívání licencí Microsoft v licenčním modelu Office 365, včetně možnosti využívání online služeb jako je například Microsoft Exchange Online, Sharepoint Online, OneDrive pro firmy, Skype a další. To vše nejenom v rámci samotného magistrátu, ale hlavně na straně jednotlivých městských částí.

Zákazník současně požadoval nezávislou administraci řešení v rámci Office 365. Městské části jsou totiž nezávislé subjekty se samostatnými administrátory a právě řešení Licenčního portálu umožňuje delegovat správu uživatelů na tyto administrátory s tím, že veškeré činnosti ohledně správy uživatelů budou následně dohledatelné na úroveň dotyčného administrátora.

Benefits

  • Možnost řízeným způsobem spravovat identity napříč všemi městskými částmi a řešit jednotným způsobem jejich správu
  • Omezení počtu globálních administrátorů
  • Ošetření všech městských částí samostatným způsobem i v rámci jednoho účtu organizace
  • Veškeré zásahy jsou v systému evidovány
  • Snížení administrativní náročnosti řešení
  • Možnost sledování počtu a struktury přidělených licencí

Description of the solution

Řešení zahrnuje všechny městské části - aktuálně 29 samostatných subjektů se specifickými požadavky na administraci prostředí Office 365. Jedná se o 2 200 uživatelů, kteří používají 1 000 ks Office 365 Enterprise E3 licencí a 1 200 ks Office 365 ProPlus licencí.

V rámci projektu proběhla analýza potřebných administrativních činností s vazbou na jednotlivé subjekty. Současně byl řešen i požadavek na určitou samosprávu uživatelů - např. resetování hesla bez asistence administrátora.

Navrhované řešení umožňuje integraci dodávky licencí v rámci smlouvy Microsoft EA s portálem pro správu Office 365. Současně navíc umožňuje automatizovat správu organizačních struktur, systematizovaných míst a účtů (identit) uživatelů a přístupů do aplikací.

Díky tomuto řešení došlo ke sjednocení licencí. Jednotlivé městské části mají přidělený svůj rozsah licencí a ty poté rozdělují uživatelům své městské části. Současně má možnost i sám uživatel zažádat o přidělení licence a ta je následně v rámci workflow přidělena, nebo zamítnuta.

Řešení Licenčního portálu je inovativní v tom smyslu, že umožní správu prostředí Office 365 i formou delegovaných správců, kteří mají přístup pouze k nastavení své městské části a nemohou provádět žádné globální administrativní zásahy u jiných městských částí. Díky tomu je možné delegovat správu v redukované podobě i samotným uživatelům.

Přínosem pro zákazníka je především možnost řízeným způsobem spravovat identity napříč všemi městskými částmi a řešit jednotným způsobem jejich správu. Administrátoři nemusí mít přístup globálního administrátora k tenantu (jsou to nezávislé organizace). Využívá se již stávajících zavedených identit, které slouží současně pro přístup k celé řadě dalších systémů. Veškeré zásahy jsou v systému evidovány. Díky tomu je celý proces přidělení licence dohledatelný - je jasné kdy byla licence přidělena, kým byla přidělena a kdo to schválil. Současně je možné využít reportů přidělených licencí.

Výsledkem celého projektu je jednotné prostředí pro správu uživatelských přístupů napříč jednotlivými městskými částmi - tyto městské části si sami kontrolují aktuálnost zavedených identit a mají možnost správy celé řady parametrů důležitých pro běh prostředí Office 365.

Díky projektu není nutné navýšení počtu administrátorů pro ruční správu. Systém navíc omezuje případné chyby zadání. Díky tomuto systému lze správu částí uživatelů rozdělit mezi jednotlivé administrátory - samotné prostředí Office 365 neumožňuje rozdělení správy uživatelů.

Used technologies

  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange Online
  • Sharepoint online
  • OneDrive pro firmy
  • Skype a další
Interest ?