Consolidation and migration of the document management system for O2 Czech Republic a.s.

With the chosen solution, the number of storage was reduced from 43 to 4! This was also reflected in the savings in licenses, license maintenance fees, and operating costs.

Customer profile

Implementation 2016

Zvoleným řešením jsme nejen snížili počet úložišť pro archivované dokumenty, ale došlo také k zajímavým úsporám v oblasti licencí, licenčních údržbových poplatků i provozních nákladů.

Ing. Radim Musil

O2 Czech Republic a.s

Initial situation and project goals

Společnost O2 Czech Republic a.s. provozovala velké množství úložišť pro systémy SAP a měla v provozu dva různé systémy pro správu dokumentů. Na základě vyhodnocení finanční efektivity provozu vybrala systém IBM FileNet P8 jako centrální úložiště dokumentů, kam budou zmigrována všechna potřebná data a budou současně nahrazeny některé stávající aplikace tak, aby mohlo dojít k významným úsporám na licencích, licenčních údržbových poplatcích a provozních nákladech na údržbě všech dotčených úložišť.

Benefits

  • Významné snížení počtu úložišť pro archivované dokumenty. Z původních 43 na 4!
  • Úspora na používaném hardwaru
  • Významné snížení nákladů na obsluhu a údržbu softwaru a hardwaru
  • Snížení nákladů na zálohování mnoha systémů
  • Snížení nároků na licenční maintenance poplatky
  • Konsolidace a zjednodušení architektury včetně nároků na zabezpečení informací
  • Vybudování jednotného dlouhodobého úložiště pro elektronicky podepsané dokumenty pro SAP

Description of the solution

AUTOCONT ve spolupráci s O2 Czech Republic a.s. (dále jen O2) analyzoval stávající prostředí, navrhnul jeho konsolidaci, optimalizaci a provedl migraci dokumentů a aplikací. Navržený způsob řešení umožnil redukci počtu aplikací a úložišť (logických archívů), a to z původních 43 na 4.

V rámci migrace bylo potřeba nahradit kromě vlastního úložiště ještě aplikace navázané na starší systémy. Jednalo se o aplikace LiveLink Archive, DocuLink for SAP Solution, OpenText Imaging Enterprise Scan, Open Text Document Pipeline, Open Text Viewer a Open Text ArchiSig.

LiveLink Archive byl nahrazen úložištěm FileNet P8. Výsledkem je integrace systému P8 se systémy SAP v O2 tak, aby byl veškerý obsah (přiložené dokumenty a archivovaná data) napojený na systémy SAP a úložištěm byl systém IBM FileNet P8. Do P8 je ukládán nový obsah napojený na SAP (např. skenované faktury, elektronicky přijaté faktury či jejich přílohy). Dále jsou do P8 přemigrovány veškeré dokumenty a data, která byla uložena v LiveLinku. Při migraci byla zachována vazba uloženého obsahu na příslušný objekt systému SAP. Současně je po migraci zachována stejná funkčnost práce s dokumenty a archivy v systémech SAP.

Migrována byla úložiště SAP ERP, SRM, RMCA, LOS, BW tedy 5 instancí, přičemž se jednalo o celkem 43 úložišť. Po konsolidaci a migraci dokumentů jsou provozována pouze 4 úložiště (archívy z pohledu SAP)!

V rámci nahrazování LiveLinku byla vyřešena i problematika zobrazování reportů tak, aby bylo možné zobrazovat i velmi dlouhé reporty, a možnost přímého přístupu k dokumentům. Likvidační datové archivace generují velmi obsáhlé tiskové sestavy ve formátu ALF (>2GB). Protože standardní prohlížeč tiskových sestav SAPu nedokáže efektivně pracovat s takto velkými soubory, byl jako součást SAP GUI vytvořen nový modul ALFviewer, který tyto sestavy nejen zobrazí, ale umí v nich i vyhledávat

V rámci nahrazování byl vytvořen nástroj P8 Document Pipelines, který zajišťuje dávkové importy. Jedná se jak o dokumenty skenované standardní SAP transakcí OAWD, tak o importy, např. dodavatelské faktury ze všech vstupních kanálů (mail, datová schránka včetně ISDOC formátu, skeny), dokumenty soudů, vymáhání pohledávek a další. V průběhu importu některých typů dokumentů byla prováděna konverze do PDF pomocí Adobe LiveCycle.

Nový modul P8 Document Pipelines byl v návazném projektu použit i pro migraci vystavených faktur z jiných legacy úložišť. Migrované dokumenty se nově linkují do SAPu standardním způsobem, zatímco původně byla pro načítání dokumentů z legacy úložišť potřeba pro každé úložiště vlastní customizace v SAPu. Migrace z legacy úložišť představuje téměř půl miliardy dokumentů.

Hromadné skenování papírových dodavatelských faktur bylo převedeno do Kofax Capture. Součástí řešení dále byla realizace důvěryhodného úložiště O2 STA pro archivaci elektronických dokumentů opatřených elektronickou značkou a časovým razítkem.

Used technologies

  • IBM Content Foundation
  • IBM CONTENT COLLECTOR FOR SAP APPLICATIONS
  • IBM FileNet P8 Connector to Centera Storage
Interest ?