Správa a řízení dokumentů

Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je nástroj pro správu dokumentů typu smlouva, norma a nařízení apod., kde dochází k řízenému procesu tvorby a následnému řízení životního cyklu. Aplikace je určena pro prostředí Microsoft SharePoint Server, kde využívá funkcionality dokumentových setů. Prostředí SharePoint zajišťuje velmi těsně přímou integraci s aplikacemi Microsoft Office (2007+) a umožňuje provádět standardní operace jako je např. připomínkování dokumentu s následným vypořádáním těchto připomínek pomocí známého prostředí office aplikací.

Aplikace disponuje mnoha funkcemi jako např.: schvalování dokumentu, definice přístupů na základě rolí uživatelů v systému (správce dokumentu, připomínkovatele, manažer kvality, schvalovatel apod.), prodloužení platnosti, nahrazení dokumentu jiným, ukončení platnosti apod. Naše řešení umožňuje procesy nastavovat i měnit snadno a intuitivně pomocí grafického skládání jednotlivých aktivit za sebou.

Řízení smluv

Řízení oběhu smluv, jejich připomínkování a schvalování patří mezi nejčastěji řešené oblasti pro naše zákazníky napříč tržními vertikálami. Naše společnost disponuje hotovým řešením pro podporu automatizace vybraných procesů v dané oblasti na platformách MS SharePoint a Nintex Workflow + Forms. Řešení umožňuje efektivně evidovat a zpracovávat široké spektrum smluvních dokumentů a podpořit práci uživatelů s danými typy dokumentů (schvalovací workflow, automatické notifikace, vypořádání připomínek a komentářů, verzování, archivace, vyhledávání atd.).

Automatizace procesů a workflow

Předpokladem pro zvýšení efektivity organizace je znalost vlastních procesů, identifikace těch klíčových a jejich standardizace. Automatizací, která zajišťuje standardizaci často se opakujících procesů lze dosáhnout významných úspor. Na základě analýzy a popisu procesů vytváříme vizualizovaná workflow s uživatelsky přívětivými formulářovým rozhraními, která jsou často integrovaná na další systémy. Výhodou vizualizace workflow je možnost zaškolení uživatelů, aby mohli dílčí změny v procesech provádět sami. Reflektování skutečného stavu procesů v nástroji je podmínkou pro jeho reálné používání. Pomocí dalších funkcí lze dále sledovat stav procesu/workflow, vyhodnocovat statistiky včetně promítnutí do KPI jednotlivých pracovníků atd.

Biometrický podpis

Biometrický podpis, coby moderní technologie otevírá možnosti společnostem, které chtějí vhodně urychlit a zpříjemnit jednání se svými koncovými zákazníky a partnery a rovněž zvýšit zabezpečení této komunikace. Biometrickým podpisem rozumíme digitální podpis vzniklý nasnímáním vlastnoručního podpisu a obsahující statické i dynamické (biometrické) vlastnosti podpisu. Umožňuje redukovat množství listinných dokumentů a urychlovat procesy.

Jeho zavedením se sníží náklady na tisk, archivaci a digitalizaci papírových dokumentů, které jsou v elektronické podobě k dispozici kdykoli a komukoli, kdo k nim má mít přístup. Dokument podepsaný biometrickým podpisem je jednoznačně spojen s identitou podepisující se osoby. Klesá možnost podvodného jednání, například změny v podepsaném dokumentu nejsou možné. Odpadá potřeba listinné archivace, informace z elektronických dokumentů lze efektivně vytěžovat pomocí speciálních nástrojů.

Důvěryhodné úložiště

Pracujete s citlivými dokumenty a informacemi, jejichž ztráta či znehodnocení může přinést velké riziko? Naše řešení nazvané Důvěryhodné úložiště garantuje bezpečné uložení a archivaci dokumentů. Aplikace Důvěryhodné úložiště umožňuje ukládat jakékoliv soubory přímo z prostředí DMS do Důvěryhodného úložiště. To se pak stará o naplnění všech postupů nutných k dlouhodobému zajištění právní relevance uložených dokumentů.

Základním stavebním kamenem Důvěryhodného úložiště je serverové řešení, které může být umístěno u zákazníka či v našem chráněném serverovém prostoru s geograficky rozdělenou zálohou. Výhodou Důvěryhodného úložiště je v případě využití našeho již hotového konektoru, možnost ovládání z prostředí MS SharePoint, ve kterém vystupuje jako aditivní funkcionalita. Pro ovládání pak slouží funckionality, které se nainstalují na MS SharePoint a uživatelé je používají jako ostatní standardní funkce.

Spisová služba

Potřebujete vést evidenci spisů či písemností a jejich pohybu, nebo zpracovávat došlá podání v papírové formě? Chtěli byste mít došlá podání, knihu vypravené pošty, knihu korespondence a knihu rejstříků přehledně na jednom místě?

V oblasti evidence a řízení oběhu spisů, písemností a dokumentů uvnitř i vně organizace nabízíme ucelené řešení produktového typu nazvané Spisová služba Acta. Jde o elektronický systém spisové služby sloužící k udržení přehledu o stavu, změnách a pohybu písemností v organizaci s možností příjmu došlých a vypravení písemností poštou, emailem nebo datovými schránkami. Práce s jednotlivými spisy je řízena definovanými procesy. Každá změna v evidenci a pohybu je zaznamenána a tedy dohledatelná. Aplikace používá jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní s navigační nabídkou zobrazení po jednotlivých funkčních oblastech.